Planejamento Estratégico: você e sua empresa estão preparados para 2014?

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por: Afonso Bazolli
fonte: Venda Mais

 

O começo do ano é o momento de fazer uma análise: como foi o ano de 2013, como foram suas vendas, você desenvolveu os pontos que estavam precisando de melhoria?

Uma empresa, ou um profissional não sobrevive sem planejamento, pois ele possibilita o crescimento contínuo. Dizer que o planejamento não é importante é como dizer que em uma prova de arco e flecha a força física predomina sobre a concentração.

O objetivo desta matéria é ajudar você a refletir sobre alguns itens estratégicos para que seu planejamento seja mais transparente, direcionado e eficaz.

Diferenciais de 2014

O diretor da Thiene 2080 Marketing Comercial, Edison Talarico, espera um ótimo resultado em 2014. “Como vendedor, sou otimista e acredito que o ano de 2014 será positivo, com boas perspectivas de crescimento nas atividades comerciais. Teremos 52 semanas de trabalho, muitas delas aquecidas pelo clima da Copa do Mundo”.

Apesar do otimismo, Talarico ressalta que, salvo exceções, teremos muitas reuniões adiadas pelo impacto futebolístico. “O planejamento deve considerar que, tradicionalmente, os primeiros meses do ano precisam de um bom tempo para aquecer os resultados e o segundo trimestre se caracteriza pela alavancagem dos negócios, garantindo uma linha de forte crescimento nos meses de abril a outubro”.

Para Talarico, o período da Copa, principalmente nos meses de junho a julho, poderá impactar negativamente, em mais de seis semanas, no ciclo previsto como colheita de resultados. “Se nossas metas são estabelecidas pelo histórico comercial dos anos anteriores – acrescidas de um desafio de crescimento – fica evidente que não teremos o mesmo número de dias úteis de trabalho, comprometendo o fim do segundo trimestre e o início do terceiro trimestre do ano. Pelo menos poderemos comemorar outras coisas, desde o carnaval em março até, quem sabe, uma final brasileira em julho”.

Se a redução do período de vendas poderá interferir em nossas métricas, uma alternativa seria concentrar nossos esforços no curto espaço de tempo disponível. “Minha sugestão seria dimensionar a meta em 44 e não mais em 52 semanas do ano. Imagine que um vendedor realize 3 visitas por dia, portanto, 15 visitas na semana e 780 reuniões ao longo do ano. No caso da redução, ele teria no máximo 660 reuniões. O caminho está em fazer mais com menos”, orienta. Em outras palavras, saber avaliar o potencial do cliente e conseguir colocar pedidos programados na demanda que já está certa, podem nos ajudar a minimizar os problemas e maximizar os nossos resultados.

É fácil?

Falar de planejamento estratégico parece ser fácil. Mas, na prática, exige muito trabalho, cautela com detalhes e revisões trimestrais, mensais, semanais e, às vezes, até diárias. A falta de experiência de muitos gestores leva a associar o planejamento estratégico apenas com os propósitos corporativos, como missão, visão e valores.

Porém, para Alan Manuel Cabredo Reinaldin, consultor empresarial e de negócios sênior, o planejamento estratégico é um tema muito mais amplo e de extrema importância para a saúde organizacional e financeira da empresa. “Algumas vezes, é utilizado de maneira incorreta, impactando nos resultados apresentados em reuniões gerenciais e acarretando em horas perdidas em reuniões improdutivas”, diz.

Assim, para que a organização tenha um plano estratégico implantado com sucesso, é necessário que sejam envolvidas todas as pessoas da organização, estimulando que todos participem da construção da estratégia.

5 passos para um planejamento semanal eficiente

Edison Talarico orienta que cada semana deve ser avaliada como única, e recomenda seguir os seguintes passos:

  • Vale a pena aumentar a carga horária de trabalho. Podemos começar mais cedo usando o horário de não visita para estudar as características de compra e alternativas de venda para cada cliente. O tempo de planejamento tem que ser muito maior, pois com mais dias parados devido ao calendário de eventos de 2014 (Carnaval, Copa do Mundo e Eleições) o vendedor deve dobrar sua carga de trabalho.
  • Reavaliar toda a carteira de clientes, considerando os ativos para aumento da receita, os inativos, os clientes perdidos e os potenciais. Estabelecer uma nova métrica de funil de vendas, mais agressiva, tipo 30 contatos, 20 propostas, 10 fechamentos. Melhorar a mira, não o calibre!
  • Evitar o uso de e-mail como ferramenta de vendas. Procure dar a mão para o maior número de pessoas no cliente. O meio digital serve para manutenção e não substitui o contato pessoal. Lembre-se da sua primeira visita!
  • Pense 120%! Aumente o patamar de vendas. Crie novas abordagens de vendas e recuse as abordagens focadas em preço e desconto.Valorize o seu trabalho.
  • Confie primeiro no seu produto e, depois, no seu potencial.

Check-list do Planejamento Estratégico

O planejamento estratégico dá o rumo, a direção-geral dos esforços e recursos da empresa. Segundo Peter Drucker, considerado o pai da administração moderna “é o processo contínuo de, sistematicamente e com o maior conhecimento possível do futuro contido, tomar decisões atuais que envolvam riscos; organizar sistematicamente as atividades necessárias à execução dessas decisões; e, através de uma retroalimentação organizada e sistemática, medir o resultado dessas decisões em confronto com as expectativas alimentadas”.

Abaixo segem os principais pontos do planejamento estratégico, um checklist para você avaliar e discutir com a equipe para chegar a resultados concretos em 2014:

  • Quem somos

( ) Avaliação, definição ou revisão dos elementos de gestão existentes (missão, visão e objetivos). Esta análise é o primeiro passo do planejamento, porque, se não sabemos onde estamos, quem somos nós, não sabemos onde podemos ir.

( ) Levantamento da situação atual da organização com relação ao mercado de atuação, concorrência, recursos internos e fornecedores.

( ) De acordo com o mercado, minha empresa está mais preparada para se manter ou crescer? Devo desativar negócios que, pelos dados, não estão sendo rentáveis? Após esse processo de estabelecimento de estratégias, vêm as metas e os objetivos.

  • Posicionamento

Para se posicionar, uma empresa tem duas opções: preço baixo e diferenciação. A diferenciação abrange: excelência de produto ou serviço, conveniência ou facilidade de acesso, serviços de valor agregado, experiência do cliente e branding. Você pode saber mais sobre a importância do posicionamento na matéria “9 coisas que toda equipe de vendas precisa saber”.

Agora responda as perguntas abaixo:

( ) A sua empresa está claramente posicionada em uma destas 7 formas que foram apresentadas acima?

( ) Existem diferenciais claros em relação à concorrência?

( ) Dentro da segmentação escolhida, sua imagem no mercado em relação aos concorrentes (reais ou percebidos) influencia muito o resultado dos vendedores? Sua imagem está correta?

( ) Os diferenciais são valorizados pelos clientes?

( ) Esses diferenciais são bem comunicados?

3 – Matriz SWOT

A matriz SWOT é uma ferramenta usada no planejamento estratégico que permite encontrar as forças e as fraquezas de uma empresa, bem como as oportunidades e as ameaças de mercado. A sigla vem do inglês, já que o criador foi Albert Humphrey, professor de Stanford: S = strengths (forças), W = weaknesses (fraquezas), O = opportunities (oportunidades) e T = threats (ameaças).

O que torna a matriz SWOT interessante é que, ao organizar esforços e discussões, pode-se descobrir as oportunidades de mercado que a sua empresa está preparada para aproveitar. Ao mesmo tempo, ao entender melhor as suas fraquezas, você também se prepara para lidar de maneira proativa com as possíveis ameaças.

Vamos ao exercício. Responda às perguntas para montar sua própria matriz SWOT:

Forças:

Estão claras as vantagens reais e concretas que a nossa empresa tem sobre os concorrentes. Quais são elas?

O que sabemos fazer melhor do que nossos concorrentes?

Quais recursos temos disponíveis que nossos concorrentes não têm?

O que o mercado diz que temos de ponto forte?

O que faz os clientes voltarem à sua empresa?

Fraquezas:

Quais são as vantagens reais, claras e concretas que os nossos concorrentes têm sobre nós?

O que precisamos melhorar?

O que nossos concorrentes têm feito melhor do que nós?

Os concorrentes têm acesso a algum recurso que nós não temos?

O que o mercado diz que os concorrentes têm de ponto forte?

Os vendedores estão capacitados, possuem o CHA (Conhecimentos, Habilidades e Atitudes)?

Por que os clientes não voltam depois de uma compra)?

Oportunidades:

Há no mercado alguma situação que pode nos abrir portas?

Os concorrentes falham em pontos que são extremamente importantes? Em quais desses pontos posso atuar?

Os concorrentes cometeram algum erro que nos abre uma porta?

Existe alguma demanda nova ou não atendida por parte dos clientes?

Ameaças:

Aconteceu alguma coisa no mercado que nos ameace?

Há ações dos concorrentes que nos ameace?

Existe alguma demanda nova ou não atendida por parte dos clientes?

Existe algum novo produto ou serviço que nos ameace?

Esses pontos são importantes e devem ser levados em consideração durante o planejamento estratégico. Revise-os periodicamente para não perder o rumo e, consequentemente, oportunidades de bons negócios em 2014.

Planejamento estratégico também envolve Administração do Tempo

Não adianta ter um excelente planejamento estratégico se você não sabe administrar suas atividades. Segundo Raúl Candeloro, a falta de planejamento traz consequências negativas como:

  • Baixa produtividade.
  • Baixa qualidade da venda.
  • Aumento do estresse com muita coisa para fazer.
  • Criação de um ciclo vicioso: quanto mais atarefado você está, menos tempo para planejar você tem.
  • Influência na vida pessoal, desorganização geral levando preocupações para casa.
  • Sensação de descontrole sobre a sua vida, sendo reativo e apagando “incêndios”.

A falta de disciplina é um dos 7 pecados da administração do tempo, criado por Raúl Candeloro e é um dos Módulo do GEC – Gestão de equipes Comerciais. Talvez esse seja o mal do século: essa dificuldade que temos de realmente fazermos aquilo que sabemos que deve ser feito.

Para ajudá-lo a ter mais disciplina com relação a gestão do seu tempo, Candeloro dá algumas dicas:

  • Não espere estar com vontade de fazer alguma coisa. Não ache que vai ter um momento mágico para fazer aquela tarefa. Se algo precisa ser feito, faça mesmo que não esteja com muita vontade.
  • Termine tudo o que você começa. Uma coisa que atrapalha muito são todas as “pontas soltas” deixadas por tarefas incompletas. São pequenas pendências que vão criando ruído mental e ocupando seu cérebro. Seja uma máquina de conclusão, una a iniciativa à acabativa.
  • Crie a “lista de desculpas”. Escreva em um papel todos os motivos pelos quais você não pode fazer aquilo que você está querendo fazer. Cada vez que você se pegar usando uma daquelas desculpas para não fazer alguma coisa, coloque uma marcação ao lado e vá fazendo uma contagem das desculpas mais usadas. Ao fazer esse exercício, você vai ver que aquelas desculpas vão perdendo força a ponto de te incomodarem. Você vai perceber que elas não fazem sentido, que são âncoras para o seu sucesso.
  • Pare de pensar demais, de fazer planos demais, ao invés de fazer. Tem coisas que não deveriam ser opcionais e que estão acima de qualquer discussão. Aquilo que você colocar como meta ou prioridade, deve ser feito faça chuva ou faça sol. Quando você mesmo decide que não vai mudar de opinião em relação aquilo, aquela voz no fundo do cérebro perde forças e deixa de tentar convencê-lo a fazer o mais fácil (que geralmente está ligado a não fazer nada ou a fazer o errado). Pare de racionalizar – nem pense, simplesmente faça.
  • Comprometa-se publicamente com alguma coisa. Se você quer mudar um hábito e precisa ter mais disciplina, uma boa técnica é contar o plano para outras pessoas. Pode ser para a equipe, para a família, para os amigos… Peça que eles te ajudem a seguir a risca aquilo que planejou. Pode ser que você tenha um desconforto inicial, mas verá que com a ajuda dos outros vai ser muito mais fácil ter disciplina. E você também passa a ser um exemplo onde outras pessoas se sentirão à vontade de repartir com você os objetivos delas.
  • Não faça uma revolução, mas sim uma evolução. Não tente trocar tudo o que tem de errado de uma hora para outra. Escolha um hábito para trocar, e dê um pequeno passo na direção correta. Quando aquilo se tornar fácil, dê um novo passo, e assim por diante. Escolha um novo hábito quando o anterior já tiver sido trocado. Comece pequeno para manter a disciplina e melhorar os resultados.
  • Premie-se. Se você conseguir fazer algo que você queria fazer, premie-se (só cuidado para o prêmio não ser justamente cair na tentação que faz você voltar ao hábito anterior).
  • Conheça o seu biorritmo diário. Uma das grandes coisas que acontecem com as pessoas que não têm disciplina é porque, na verdade, elas estão indo contra o seu próprio ritmo diário.

Todos nós temos a mesma quantidade de horas no dia, mas temos uma flutuação diferente de energia. É importante você entender em que períodos você tem mais ou menos energia para, então, bloquear seu tempo de acordo com esse biorritmo.

Por exemplo:

Horários Energia

06:00 – 07:00 Média

07:00 – 08:00 Média

08:00 – 09:00 Alta

09:00 – 10:00 Altíssima

10:00 – 11:00 Altíssima

11:00 – 12:00 Alta

12:00 – 13:00 Média

13:00 – 14:00 Baixíssima Minitarefas rápidas, como checar e-mail.

22:00 – 23:00 Baixíssima Encerrar as atividades, ir dormir.

Se você estiver indo contra o seu biorritmo natural, vai ficar ainda mais difícil manter a disciplina. Ao mapear o dia de acordo com o seu grau energético, mesmo que você nem sempre consiga seguir a risca por questões diversas (mas sem ser desculpas), você consegue manter o plano proposto.

Exercício: Biorritmo diário

Pegue a agenda e coloque o seu grau de energia: altíssimo, alto, médio, baixo, baixíssimo para cada hora do dia, já pensando nas atividades que pode realizar em cada uma delas.

Preparado para 2014? É hora de energia renovada, ânimo novo para começar mais um ano que está pela frente. Agora é com você. Bom planejamento e ótimo 2014!

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